O software de gestão também conhecido como ERP, Enterprise Resource Planning (Planeamento de Recursos Empresariais) é uma das mais elementares ferramentas de gestão de qualquer empresa com qualquer dimensão. Quando muitos empreendedores iniciam as suas empresas uma das primeiras preocupações é ter uma solução de “faturação”, isto porque desconhecem a importância de tudo o resto que um bom software de gestão pode fazer pelo seu negócio. Neste artigo vamos analisar as principais capacidades de um software de gestão e a importância de cada uma dela para a sua empresa.

Faturação

Esta é a capacidade do software pela qual a maior parte dos empresários adquire o software. Mais importante do que satisfazer as necessidades dos seus clientes é satisfazer as suas necessidades e faturação deve ser uma preocupação permanente sua.

Recebimentos

Tão importante como faturar é receber, manter uma lista completa e atualizada das dividas dos seus clientes é por isso vital para a saúde do seu negócio.

Compras e Pagamentos

É também muito importante perceber quanto gasta em compras e quais são as suas dividas e fornecedores.

Gestão de Tesouraria

Mais do que registar pagamentos e recebimentos a tesouraria permite-lhe saber saldos de contas, disponibilidade imediata ou futura de capital com ou sem recurso a contas caucionadas ou contas correntes, bem como fazer previsões de tesouraria com base nas datas de vencimento de documentos de clientes e fornecedores. Esta visão permite-lhe tomar decisões com maior segurança e com uma visão mais abrangente.

Gestão de Stocks

Saber o material que tem em armazém, bem como o seu valor é vital por vários motivos. Desde logo não encomendar material que já possui é importante, mas também garantir que o material passa o menor tempo possível em armazém é fulcral para garantir a sua melhor disponibilidade financeira para qualquer negócio de maior valor que lhe possa aparecer.

Gestão de trabalhos em curso

Para empresas que prestam serviços que têm um período de execução que se estende no tempo é importante conseguir analisar em detalhe o custo dos trabalhos realizados a cada momento. Quer seja para fazer auto de medição ou simplesmente para analisar o resultado daquele serviço até aquele momento este é um dos aspetos mais negligenciados. Muitas empresas não conseguem determinar com exatidão o lucro dos seus orçamentos e este é um ponto vital para saber se estão no caminho do sucesso.

Gestão de Serviços Pós-venda

Saber se um produto ou serviço que vendeu está ou não em garantia é muito importante para poder prestar um bom serviço ao seu cliente. Mas ainda mais importante é independentemente de ser ou não em garantia prestar um serviço de qualidade ao cliente, com uma boa comunicação, com bons tempos de resolução e sem que nada caia no esquecimento. É por isso vital que tenha um sistema de controlo da informação que lhe permita ter todos os dados relevantes concentrados e com alertas que evitem falhas.

Planeamento da produção

Seja o seu negócio uma simples linha de assemblagem ou um complexo processo de produção com diversas etapas é vital que tenha um suporte que lhe permita garantir que tem todas a matérias necessárias para iniciar a produção, que tem disponíveis os recursos, pessoas ou máquinas, necessárias para cumprir o prazo de entrega estipulado. É também muito importante que o responsável pela gestão da produção tenha uma visão geral de todas as encomendas e recursos disponíveis por forma a garantir a satisfação de todos e possibilidade de antecipar possíveis desvios por forma a minimizar o seu impacto.

Gestão de Relacionamento com Clientes

Também conhecido com CRM, Customers Relation Management. Permite-lhe registar toda a comunicação com o cliente, interesses do mesmo, potenciais negócios e todo um leque de informação que lhe dão a capacidade satisfazer melhor as necessidades dos seus clientes. Também é muito usado para guardar informações de potenciais clientes, isto é, pessoas ou empresas que demonstraram interesse nos seus produtos ou serviços, mas ainda não compram.

Marketing e Vendas

Sempre que faz uma campanha ou evento faz um investimento sobre o qual espera obter retorno. Para conseguir medir esse retorno tem que determinar a origem dos clientes ou das compras específicas para comparar os custos com os benefícios. Apenas desta forma consegue saber quais as campanhas que deve manter e as que deve evitar. Claro que algumas campanhas ou eventos apenas visam aumentar a visibilidade do seu negócio, mas é importante que tenha os objetivos claros e que faça uma medição dos mesmos para perceber se alcançou ou não os mesmos.

KPI’s (Key Performande Indicators)

Genericamente podemos considerar que os KPI’s são os objetivos da sua empresa transformados em números para um determinado período. Seja o volume de vendas, o numero de incidências pós-venda ou o numero de novos clientes, a cada período, seja anual, semestral ou trimestral, torna-se importante a existência de objetivos claros e mensuráveis para determinar se estamos no caminho planeado ou se há necessidade de fazer ajustes. Estes são os números que qualquer gestor de um negócio deve ter na cabeça e conhecer a sua evolução com frequência.

Business Intelligence

Não é mais que uma série de análises e relatórios reunidos de uma forma que torna simples a sua análise, mas que dá uma ideia geral sobre o estado da sua empresa. Esta informação é especifica para cada empresa pelo que deve ser definida em conjunto com os gestores das mesmas e elaborado um painel de análises que permita dar respostas a todas as questões de quem acompanha a evolução dos números.

 

Conclusão

Estas funções são muito importantes, mas todas elas estão dependentes da qualidade dos dados que são inseridos na aplicação. A formação de todos seus colaboradores que utilizam este software é por isso um dos pontos chaves para o sucesso e aliada a documentação que sirva de suporte em caso de duvidas ou para formação dos novos elementos da sua equipa. Caso tenha alguma dúvida, contacte-nos!