O e-mail é hoje uma ferramenta vital em quase todas as organizações, mas a quantidade de e-mails que recebemos diariamente tendem a diminuir a eficácia do mesmo. Vamos dar-lhe algumas dicas de como manter a sua caixa de e-mail organizada.
Por ser uma ferramenta de baixo custo ou mesmo gratuita enquanto tecnologia, o e-mail tende a ser usado de uma forma massiva e por vezes de forma desnecessária. A quantidade de e-mails que recebemos diariamente, obrigam-nos a perder imenso tempo na análise e tratamento dos mesmos, o que reduz claramente o tempo disponível para as tarefas realmente importantes e criadoras de valor. As dicas que aqui deixamos são apenas sugestões, sendo que para determinadas funções as mesmas podem não ser a solução mais adequada.

1 – Criar pastas na sua caixa de entrada para:

• Arquivo – Informações meramente para consulta futura, por exemplo assuntos que já foram concluídos, informação apenas para conhecimento ou qualquer outro assunto que pensamos que possa fazer falta consultar um dia mais tarde;
• Tratar Urgente – Nesta caixa só entram assuntos que tencionamos tratar no próprio dia;
• A Tratar – Todos os assuntos que carecem de tratamento, mas que não são para o presente dia.
Nota: A nossa sugestão é que veja o e-mail no fim de cada período de trabalho por forma a preparar o próximo período e caso não tenha e-mails na pasta “Tratar Urgente” verificar na pasta “A Tratar” e passar os mais importantes para assim tratar de seguida.

2 – Manter a caixa de entrada vazia.

O efeito psicológico de ter a caixa de entrada vazia associado à segurança de estar a fazer o que é de facto importante tem um impacto muito grande sobre a sua produtividade. Desta forma, não deixa nenhum assunto sem análise, e verifica a necessidade de tratamento.
Nota: Este passo deve preceder o passo anterior, isto é, a primeira tarefa é limpar a caixa de entrada e despejar cada email na pasta correspondente e, em seguida, analisar a necessidade de promover assuntos da pasta “A Tratar” para “Tratar Urgente”.

3 –Definir a ação do destinatário.

Por forma a maximizar a eficácia da comunicação, no inicio de qualquer e-mail que envie, que careça de tratamento do destinatário, identifique claramente a ação que espera do destinatário e apenas depois contextualize. Desta forma o receptor, ao ler a restante informação, já analisa em função do tratamento que é esperado.

4 – Não sobrecarregue no destinatário

Evite, ou não utilize de todo, enviar e-mail para muitas pessoas ou com o conhecimento de muitas pessoas. Normalmente começam a responder para todos e, caso seja um assunto que necessite de alguma discussão, gera uma grande quantidade de e-mails. Esta situação provoca perda de tempo a todos os intervenientes e normalmente gera confusões porque há respostas desfasadas no tempo.
Nota: Se o assunto de facto obriga a discussão entre várias pessoas, envie uma convocatória para reunião com o tema e informação relevante para todos os intervenientes assim como tempo limite para a reunião.

5 – O que deve fazer se for para mandar para muitos destinatários

Se for para mandar, no caso de ter de fazer uma comunicação para muitas pessoas, use o envio em Bcc, deste modo apenas respondem para si evitando que outras pessoas despendam tempo a ler e tratar um e-mail que nada acrescenta.

6 – O que deve fazer se receber um email extenso

Se alguém lhe enviar um e-mail demasiado extenso e em que nas primeiras 5 linhas não consiga perceber exatamente o que pretendem de si, simplesmente responda “O que pretende exatamente de mim?”, pode ser polémico, mas em pouco tempo vai notar as diferenças. O seu tempo tem imenso valor, não permita que lhe obriguem a ler um “testamento” e só no fim perceba o objetivo.
Estas são apenas algumas dicas simples, mas eficazes. Estamos ao seu dispor para o ajudar a melhorar a sua produtividade. Contacte-nos!